จากสัปดาห์ที่แล้ว แนวทางการคิดราคาค่าออกแบบ เราจะได้วิธีคิดราคาคร่าวๆ ที่น่าจะช่วยทำให้เรารู้ว่า ควรตั้งราคางานของเราเท่าไหร่ (เพราะอย่างที่เคยบอกว่า งานออกแบบมันไม่ได้มีราคากลางชัดเจน) ทำให้เวลาไปขายงาน เวลาคิดราคาลูกค้า เราจะเสนอได้เป็นระบบมากขึ้น
เสนอราคา
เมื่อได้คุยกับลูกค้าจนได้ขอบเขตงานที่ชัดเจนแล้ว เราก็เสนอราคาลูกค้า บางรายอาจจะบอกปากเปล่าหรือผ่านอีเมล บางรายอาจต้องการให้เราทำเป็น ใบเสนอราคา (Quotation) ซึ่งมักจะมีหน้าตาคล้ายๆ รูปนี้ (ใบเสนอราคาของผมเอง – แบบฟอร์มต่างๆ ในบทความนี้เอามาให้ดูแค่รูปนะครับ ไม่ได้ทำ Template ให้โหลด)
ตัวอย่างใบเสนอราคา
สิ่งที่ควรมีในใบเสนอราคา
- ชื่อ/ที่อยู่ลูกค้า
- เลขที่ใบเสนอราคา อันนี้เราตั้งเองได้เลย ผมชอบใส่ V1, V2 ตามท้าย เพราะบางทีลูกค้าต้องการให้ปรับเปลี่ยนข้อมูล/ราคา เราจะได้อ้างอิงถูก (การใส่ลงท้ายชื่อไฟล์ก็ควรทำเช่นเดียวกัน ไม่ใช่ใส่ว่า edited, final, last, last-last-final ฯลฯ)
- วันที่เสนอราคา
- ข้อมูลบริการของเรา
- หมายเหตุต่างๆ
- เงื่อนไขการชำระเงิน ถ้าโปรเจ็คมูลค่าสูง อาจแบ่งเป็น 30% ก่อนเริ่ม, 40% หลังจบดีไซน์ และพร้อมทดสอบระบบ, 30% หลังส่งมอบหรือใช้งานจริง
- ข้อมูลการชำระเงิน
- แนบสำเนาบัตรประชาชนไปด้วย เพราะเราเสนอราคาในนามบุคคล ไม่ใช่บริษัท (แบรนด์ Menn Studio ในรูป ไม่มีผลทางกฏหมาย บริษัทต้องการชื่อ-ที่อยู่ของเราต่างหาก)
หลังจากนั้นก็ทำงานไป และบริหารเวลาให้ดี (เรื่องนี้เรื่องใหญ่ เดี๋ยวคงได้เขียนในสัปดาห์ต่อๆ ไปครับ) เมื่องานเสร็จอย่างที่ตกลงกัน ก็เก็บเงิน
แจ้งหนี้
เมื่อเราทำงานให้ลูกค้า ลูกค้าย่อมเป็นหนี้เรา เราก็ต้องออกใบแจ้งหนี้เพื่อให้ลูกค้าจ่ายเงินเรา (ระบบเสรีนิยมเป็นเช่นนี้ ไม่มีใครเป็นเจ้าชีวิตใคร ผมทำงานให้คุณ คุณจ่ายเงินผม เราเป็นมนุษย์เท่ากัน อย่ารู้สึกเกรงใจหรือเสียศักดิ์ศรี)
ตัวอย่างใบแจ้งหนี้
สิ่งที่ควรมี ก็ตามรูปเลย แต่ว่าดูเงื่อนไขการชำระเงินให้ดี เพราะต้องสอดคล้องกับที่ลูกค้าจะจ่ายเรา ซึ่งบางรายก็กำหนดว่า จ่ายหลังแจ้งหนี้ 30 วัน บางราย 60 วัน หลายรายนอกจากต้องรอเวลาแล้ว ยังอาจตั้งกฏว่า จะจ่ายเงินได้แค่วันที่ 10 กับ 20 เท่านั้น ไม่งั้นไม่จ่าย เราก็ต้องคุยกับทีมงานลูกค้าก่อนว่าจะขอส่งใบแจ้งหนี้วันนี้นะ เก็บภายใน xx วัน จะได้ทันรอบจ่ายเงินวันที่ yy นะ
(บริษัทใหญ่ๆ มักเป็นเช่นนี้ อาจจะซับซ้อนกว่านี้อีกตรงที่ต้องมีการวางบิลวุ่นวาย วางบิลไม่ตรงรอบก็รอไปเดือนหน้า หรือบางครั้งฝ่ายบัญชีอาจจะแกล้งหยุดงาน ทำให้เราวางบิลไม่ได้เก็บเงินไม่ได้ อันนี้เป็นสิ่งที่ตกทอดมาจากระบบเจ้าขุนมูลนายของประเทศเรา ที่มองว่าผู้จ่ายเงินเป็นนาย และผู้ให้บริการรายย่อยเป็นบ่าวไพร่ ถ้าเจอบริษัทใหญ่ๆ ที่มีระเบียบแบบนี้ ก็ต้องพยายามเข้าไปกราบฝ่ายบัญชีก่อนเริ่มงาน ขอร้องให้เค้าทำตามหน้าที่ของเค้า เราจะได้เก็บเงินได้)
ใบเสร็จรับเงิน = ใบหักภาษี ณ ที่จ่าย
กล่าวไปในสัปดาห์ที่แล้วว่าธุรกิจต้องมีใบเสร็จรับเงิน วันนี้พอจะเขียนบล็อกก็ไล่หาอยู่ ไม่เจอซักที จนพึ่งนึกออกว่า เป็นฟรีแลนซ์เค้าไม่ต้องใช้ใบเสร็จรับเงินกันนี่นา เพราะเวลาเราได้เงิน ลูกค้าที่เป็นบริษัท จะออกใบหักภาษี ณ ที่จ่ายให้เราอยู่แล้ว อันนั้นเป็นหลักฐานว่าเราได้เงินแล้ว ลูกค้าเลยไม่ต้องขอใบเสร็จรับเงินจากเราอีก
ฟรีแลนซ์หลายคนอาจไม่รู้ว่า เวลาเราได้เงินค่าออกแบบ เราจะต้องเสียภาษี ณ ที่จ่าย 3% ด้วย นั่นคือ ลูกค้าจะหักเงิน 3% ส่งสรรพากรในสิ้นเดือนนั้น และให้เงินเราแค่ 97% เพราะสรรพากรเห็นว่า ธุรกิจบริการนั้นต้นทุนน้อยและหนีภาษีง่าย ขอหักเก็บไว้ก่อนเลยดีกว่า
ซึ่งถ้าเรามีรายได้น้อย (เช่นเดือนละหมื่นกว่าบาท) เราจะไปขอไอ้ 3% นี่คืนตอนสิ้นปีได้ แต่ถ้ารายได้เราเยอะ เราต้องเสียภาษีเพิ่มอีก ก็ต้องกันเงินตรงนี้ไว้ด้วยเหมือนกัน
บริหารเงิน
อ่านมาถึงตรงนี้ จะเห็นว่าการเป็นฟรีแลนซ์นั้นต้องมีวินัยทางการเงินสูงพอสมควร เพราะเราต้องทำงานให้เสร็จถึงจะได้เงิน งานที่นึกว่าตกลงกันแล้ว ถ้ายังไม่ได้เงินจริงก็อาจจะล้มได้ และการได้เงินก็ขึ้นกับฝ่ายบัญชีหรือภาวะธุรกิจของลูกค้าด้วย (เพราะธุรกิจไทยๆ เวลาเงินฝืด ธุรกิจไม่ดี ก็จะให้ฝ่ายบัญชีเลื่อนจ่ายเงินฟรีแลนซ์และซัพพลายเออร์ ถ้าอยากรู้ว่าพัชและผมตอนทำ TiGER iDEA เคยเจอการเลื่อนจ่ายแบบไหนมาบ้าง ลองอ่าน ร้อยแปดเหตุผลขอจ่ายเงินช้า) ซึ่งแปลว่ารายได้เรานั้นไม่แน่นอน แต่รายจ่ายของเรามีทุกเดือน และทุกสิ้นปีต้องเสียภาษี
ดังนั้นเราควรรู้ว่า เมื่อไหร่บ้างที่เงินจะเข้า และถ้ามีการจ่ายเงินช้า มันจะกลายเป็นเมื่อไหร่ และสรุปแล้วเรายังมีเงินพอใช้หรือไม่? ซึ่งในทางบัญชีเรียกการสรุปตัวเลขนี้ว่า งบกระแสเงินสด (Statement of Cash Flow)
ภาพรวมโปรเจ็คและกระแสเงินสดฉบับย่อ
แต่นักออกแบบทั้งหลายน่าจะไม่ถูกโฉลกกับงานบัญชี ผมเองก็เช่นกัน เลยพยายามสร้างแบบฟอร์มที่จะทำให้เราเห็นภาพรวมของทั้งปีขึ้นมาตามรูปด้านล่าง (ข้อมูลสมมติ)
โดยประเด็นที่น่าสนใจมีดังนี้
- เวลาผมได้งาน ผมจะมาใส่โปรเจ็คในด้านซ้าย แล้วใส่ว่างวดแรกจะได้เดือนไหนด้านขวา งานน่าจะเสร็จประมาณเมื่อไหร่ งวดสองจะได้เดือนไหน อย่าลืมคุยกับลูกค้าก่อนด้วยว่า ต้องรอเงินกี่วัน หรือ เครดิตเทอม (Credit Term) กี่วัน
- ผมชอบปรับสีพื้นหลังเป็นเทา สำหรับเดือนที่งานนั้นจบแล้วหรือยังไม่ได้เริ่ม จะได้เห็นว่า ในแต่ละเดือน เราต้องจัดการงานอะไรบ้าง
- หาเวลามาดูไฟล์นี้ให้ได้ซักสัปดาห์ละครั้ง งานไหนที่ยืดเยื้อ ก็ต้องเลื่อนวันที่จะได้เงินออกไป ซึ่งเราจะเห็นอนาคตว่า เดือนหน้า เดือนโน้น ช็อตแน่ตรู!
- ทุกครั้งที่เปิดไฟล์มาดู ก็โน้ตไว้นิดนึงก็ได้ว่า แต่ละงานถึงไหนแล้ว บางงานรอลูกค้าสรุป บางงานเราต้องทำหรือส่งต่อ การได้ทบทวนบ่อยๆ จะได้ไม่ปล่อยงานหลุดไป
- ในระหว่างเดือน จะมีบางงานเก็บเงินได้แล้ว ผมก็จะเอามาใส่ช่อง “รับเงินแล้ว” ของเดือนนั้นๆ จะทำให้เราเห็นว่า เดือนนี้จะได้อีกเท่าไหร่ หรือต้องทวงเงินอีกเท่าไหร่
- จากประสบการณ์ เดือนเมษายนกับเดือนธันวาคมของทุกปี จะเป็นเดือนที่เก็บเงินยากที่สุด เพราะเมษาวันหยุดเยอะ ธุรกิจมักขาดทุนหรือได้เงินน้อย เลยพลอยหาทางไม่ค่อยจ่ายเงิน (วันหยุดเยอะก็ติดต่องานยาก ทวงเงินยากอีกด้วย) ส่วนเดือนธันวาคม ธุรกิจมักต้องกันเงินไว้จ่ายโบนัส/ภาษี และตัวเลขมักยังสรุปไม่เสร็จ จึงมักดึงเงินที่จะจ่ายฟรีแลนซ์ไว้ก่อน
- ดังนั้น ต้องรีบส่งใบแจ้งหนี้ตั้งแต่ต้นเดือน ไม่งั้นก็ทำใจไว้ 🙂
- อย่าลืมว่า รายได้ที่เห็น เป็นรายได้ของ “ธุรกิจ” ไม่ใช่ “เงินเดือน” ของเรา เราควรนับว่าเป็นเงินเดือนแค่ครึ่งเดียว ที่เหลือไว้เผื่อค่าใช้จ่ายอื่นๆ ตามบทความที่แล้ว (หรืออาจคิดเงินเดือนคงที่ แล้วรายได้ที่เกินเงินเดือนก็เก็บไว้เผื่อเดือนหน้าไม่มีเงินเข้า)
เมื่อเห็นความจริงบ่อยๆ เราก็จะเข้าใจศักยภาพตัวเองว่ามีเท่าไหร่กันแน่ เก่งอย่างที่เคยคิดไว้หรือเปล่า หรือเป็นแค่คนเบื่องานที่เกาะบริษัทไปวันๆ (และซื้อหนังสืออิสรภาพทางการเงิน/การงาน มาปลอบประโลมใจ)
อิสรภาพนั้นมีราคาและความเสี่ยงของมัน อยากเป็นฟรีแลนซ์ อยากมีอิสระ ไม่อยากเจอเจ้านายบ่นก่นด่า เราก็จะไม่มีเจ้านายมาจ่ายเงินเดือนเช่นกัน
